Politique de confidentialité

Votre vie privée est importante pour nous. Cette politique explique comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données.

Dernière mise à jour : 17/11/2024

1. À propos de cette politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité de SOFT4DOC® vise à expliquer de manière simple et transparente quelles données personnelles nous collectons à votre sujet et comment nous les traitons. Elle s’applique aux personnes suivantes :

 

  • Tous les clients SOFT4DOC®, passés, présents et potentiels ;

  • Toute personne impliquée dans une transaction avec SOFT4DOC®, en tant qu’individu ou représentant d’une entité juridique (ex. : responsable d’entreprise, agent, représentant légal, personnel opérationnel, etc.) ;

  • Les non-clients de SOFT4DOC®, comme les bénéficiaires de paiement ou les contacts de clients professionnels.

 

Par “données personnelles”, nous entendons toute information permettant de vous identifier, directement ou indirectement (nom, adresse, numéro de compte, adresse IP, etc.).

 

Par “traitement”, nous entendons toutes les opérations possibles sur ces données : collecte, enregistrement, organisation, conservation, modification, utilisation, communication, transfert ou suppression.

Vous nous transmettez des données personnelles lorsque vous :

 

  • Devenez client ;

  • Vous inscrivez à nos services (en ligne ou non) ;

  • Signez un contrat ;

  • Utilisez nos produits et services ;

  • Nous contactez via l’un de nos canaux.

2. Types de données que nous collectons

Données personnelles :

 

  • Informations d’identité : nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de pièce d’identité, adresse email, téléphone, adresse IP de votre appareil ;

  • Données de transaction : numéro de compte bancaire ;

  • Données de comportement en ligne : pages visitées sur nos sites, adresse IP ;

  • Données sur vos intérêts et besoins, que vous partagez lorsque vous nous contactez.

 

Données sensibles :

 

Nous ne collectons pas de données sensibles (santé, origine ethnique, opinions politiques, religion, appartenance syndicale) sauf si cela est strictement nécessaire.

3. Utilisation de vos données personnelles

Nous n’utilisons vos données personnelles que si nous disposons d’un fondement légal :

 

  • Pour conclure et exécuter un contrat avec vous ;

  • Pour respecter une obligation légale ;

  • Dans le cadre de notre intérêt légitime à maintenir une relation commerciale de qualité ;

  • Sur base de votre consentement (retirable à tout moment).

 

Finalités du traitement :

 

  • Administration : pour vous contacter (adresse, e-mail, téléphone) ;

  • Gestion de la relation client : recueillir votre avis, analyser nos échanges (en ligne, téléphone, physique) afin d’améliorer nos services ;

  • Proposition de services adaptés : analyser votre navigation ou vos besoins afin de mieux cibler nos offres ;

  • Prévention de la fraude et sécurité : protéger vos données contre tout accès frauduleux ou perte.

4. Vos droits et notre engagement à les respecter

Vous disposez des droits suivants :

 

Droit d’accès

 

Vous pouvez demander un aperçu des données personnelles que nous traitons à votre sujet.

 

Droit de rectification

 

Vous pouvez nous demander de corriger toute information inexacte.

 

Droit d’opposition

 

Vous pouvez vous opposer à ce que nous utilisions vos données à des fins d’intérêt légitime ou statistiques.

 

Droit à la limitation

 

Vous pouvez demander à ce que l’usage de vos données soit suspendu temporairement, si :

 

  • Vous contestez leur exactitude ;

  • Vous vous opposez à leur traitement ;

  • Vous souhaitez les conserver pour un éventuel recours en justice.

 

Droit à la portabilité

 

Vous pouvez demander que certaines de vos données soient transférées à vous-même ou à une autre entreprise (si techniquement possible).

 

Droit à l’effacement

 

Vous pouvez demander la suppression de vos données si :

 

  • Elles ne sont plus nécessaires ;

  • Vous retirez votre consentement ;

  • Vous vous opposez à leur traitement sans motif légitime ;

  • Le traitement est illégal ;

  • Une obligation légale l’exige.

 

Droit de réclamation

 

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez introduire une plainte auprès de notre DPO, ou directement auprès de l’Autorité belge de protection des données.

 

Exercice de vos droits

 

Vous pouvez exercer vos droits :

 

  • En vous connectant à votre session et modifiant vos données ;

  • Ou en nous contactant (voir section « Nous contacter »).

Nous nous efforçons de répondre dans un délai de 30 jours. Si plus de temps est nécessaire, vous en serez informé.

5. Votre devoir de nous fournir des données

Certaines données sont obligatoires pour remplir nos obligations contractuelles. Si vous ne les fournissez pas, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir tout ou partie de nos services.

6. Protection de vos données personnelles

Nous appliquons des normes internes strictes pour assurer la sécurité de vos données. Celles-ci sont mises à jour régulièrement et comprennent :

 

  • Politiques internes et procédures de sécurité ;

  • Mesures techniques (chiffrement, pare-feu, journalisation des accès) ;

  • Accès limité et contrôlé aux données ;

  • Engagement de confidentialité de notre personnel.

7. Ce que vous pouvez faire pour nous aider

Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

 

  • Installez un antivirus, un anti-spyware et un pare-feu à jour ;

  • Ne laissez pas vos équipements sans surveillance ;

  • Signalez toute perte ou vol d’accès à SOFT4DOC® immédiatement ;

  • Déconnectez-vous des applications en ligne après usage ;

  • Protégez vos mots de passe et ne les partagez jamais ;

  • Restez vigilant face aux tentatives de phishing ou d’usurpation.

8. Durée de conservation

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire à leur finalité. Ensuite, nous les supprimons ou les archivons si besoin.

Des lois peuvent exiger une durée de conservation plus longue (ex. : obligations fiscales ou juridiques).
Les données conservées à titre de preuve ne sont plus activement utilisées.

9. Nous contacter

Pour toute question ou exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter via :

  • Votre session client, avec la mention « Confidentialité » ;

  • Téléphone : +32 (0)460 24 24 48 ;

  • Email : info@soft4doc.be (objet : “Confidentialité”) ;

  • Courrier :
    SOFT4DOC SRL
    Rue des 3 Burettes 34A
    B-1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique

Autorité belge de protection des données :

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
📞 +32 (0)2 274 48 00
📠 +32 (0)2 274 48 35
📧 contact@apd-gba.be

10. Portée de cette politique de confidentialité

Cette politique s’applique à :

SOFT4DOC®
Rue des 3 Burettes 34A
B-1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique
TVA : BE 0686.801.570
🌐 http://www.soft4doc.be

Nous pouvons la modifier afin de rester conformes aux lois ou de refléter l’évolution de notre activité.