Qu’est-ce que le planificateur de tâches ?
Dans un établissement de santé, la planification des soignants est un défi quotidien. Le planificateur de tâches de MD Management est l’outil central qui permet aux responsables d’affecter les soignants disponibles aux salles ouvertes. Il s’appuie directement sur les données du planificateur de disponibilités et du planificateur de salles.
👉 C’est dans ce calendrier que tout prend sens : les disponibilités et indisponibilités des soignants, combinées aux salles ouvertes, permettent une planification fiable, équilibrée et sans erreur.
ÉTAPE 1 : Accéder au planificateur de tâches
1️⃣ Tout d’abord, connectez-vous à MD Management.
2️⃣ Ensuite, cliquez sur “Plateforme de gestion” (réservé uniquement aux responsables).
3️⃣ Dans le menu supérieur, survolez “Planifier” puis cliquez sur “Tâches“.
4️⃣ Enfin, accédez immédiatement à votre calendrier hebdomadaire, qui vous permettra de planifier vos soignants poste par poste.
⚠️ Important : par défaut, votre planning n’est pas publié. C’est à dire que votre équipe ne pourra pas le voir, ceci vous permettant de construire ce dernier à votre aise. Une fois terminé, il suffit de cliquer sur “Publier” en haut à droite. Vous pouvez à tout moment le masquer en cliquant sur “Masquer”. Tout planning associé à une semaine dépassée est automatiquement publié.
ÉTAPE 2 : Ajouter un soignant à une tâche
1️⃣ Cliquez directement sur l’emplacement du calendrier où vous souhaitez ajouter un employé (jour, salle).
2️⃣ Une liste de soignants disponibles s’affiche automatiquement, classée par ordre de pertinence.
Ce classement repose sur un indicateur de 0 à 100, qui prend en compte l’expérience, la fatigue, les compétences, les heures déjà prestées, ainsi que la présence éventuelle en garde.
Chaque ligne vous indique :
- Les compétences requises,
- Les heures déjà travaillées,
- Une valise colorée si le soignant travaille déjà,
- Une lune colorée s’il est de garde,
- Et enfin son score global.
Cliquez sur l’indicateur pour afficher le détail du score. Les soignants le plus souvent affectés au poste sélectionné apparaissent en jaune et portent une médaille sur leur photo. Pour changer de grade, utilisez la liste déroulante sous Soignants disponibles.
3️⃣ Sélectionnez le(s) soignant(s) souhaité(s) et déterminez l’horaire. Il est possible de ne pas spécifier l’horaire en cochant “Ne pas spécifier”.
4️⃣ Si nécessaire, définissez une récurrence (ex. : chaque semaine, jusqu’à une date donnée).
5️⃣ Cliquez enfin sur “Enregistrer et fermer”.
👉 Si une incompatibilité est détectée (par exemple, tentative d’affecter un soignant indisponible ou en surcharge), un panneau d’alerte s’affichera immédiatement pour éviter toute erreur.
ÉTAPE 3 : Naviguer dans le planificateur de tâches
L’interface du planificateur de tâches est pensée pour être simple et intuitive. Voici les principales fonctionnalités :
- Choisir un lieu et un département : utilisez le menu latéral (« Options ») pour filtrer le planning par lieu, département, grade, employé, période (AM/PM), etc…
- Changer de semaine : utilisez les flèches gauche et droite pour passer à la semaine précédente ou suivante, cliquez sur le numéro de semaine (fond jaune) pour ouvrir un calendrier et choisir une autre période et cliquez sur l’icône du calendrier pour revenir rapidement à la semaine actuelle.
Choix de la semaine - Téléchargez le planning en PDF ou en XLS : à droite de la bannière, les boutons PDF et XLS permettent de sauvegarder le planning selon le format souhaité.
Téléchargement du planning - Changer la vue du planning : en haut au centre de l’écran, vous pouvez basculer entre une vue hebdomadaire, mensuelle ou annuelle selon vos besoins.
Changer la vue du planning - Supprimer une tâche: pour supprimer une tâche, survolez simplement celle-ci et cliquez sur “Supprimer”.
Supprimer une tâche - Envoyer une notification par mail: pour alerter un ou plusieurs collaborateurs par email d’une modification (ajout/suppression) dans le planning, cochez “Notifications par mail” en haut à gauche. Tant que les notifications sont activées, chaque modification enverra un mail.
Conclusion
Le planificateur de tâches de MD Management est l’outil clé qui transforme vos données de salles et de disponibilités en un planning opérationnel fiable.
Avec lui, vous pouvez :
✅ Affecter automatiquement ou manuellement les soignants uniquement lorsqu’ils sont réellement disponibles.
✅ Fiabiliser l’organisation grâce à un système d’alerte qui évite les erreurs de planification.
✅ Équilibrer la charge de travail et préserver la qualité de vie de vos équipes.
En résumé, le planificateur de tâches n’est pas seulement un agenda : c’est un outil indispensable à votre organisation qui garantit la continuité des soins tout en assurant l’équité et la sérénité au sein de vos équipes médicales.
Vous êtes maintenant prêt à planifier vos gardes !