Créer un planning pour quelques médecins n’est pas forcément compliqué. Quand on connaît bien son équipe, que les contraintes sont limitées et que chacun a ses habitudes, il est encore possible de gérer beaucoup de choses soi-même.
Mais la situation change rapidement lorsque l’équipe grandit.
Avec 10, 20, 30 médecins ou davantage, le nombre de contraintes à prendre en compte augmente très vite. Les disponibilités, les congés, les compétences, les gardes, les souhaits de chacun, les limites de travail, les habitudes du service… Tout doit être pris en compte pour essayer de construire un planning à la fois cohérent et équilibré.
Et le plus difficile dans tout cela, c’est que la personne qui doit construire le planning est souvent un médecin elle-même.
Elle doit donc trouver du temps entre ses consultations, ses interventions, ses réunions et ses autres responsabilités pour faire un travail qui demande pourtant beaucoup de concentration.
C’est justement à partir de ce constat que nous avons développé les suggestions intelligentes de MD Management.
1. Quand le planning devient trop complexe pour être géré seul
Au début, il est possible de garder beaucoup d’informations en tête. On sait qui préfère travailler le matin, qui a déjà fait plusieurs gardes, qui connaît bien une salle ou qui n’a pas encore beaucoup été affecté à une certaine tâche.
Mais plus l’équipe grandit, plus cela devient difficile. Le problème n’est pas que le responsable ne connaît pas son équipe. Au contraire, il la connaît souvent très bien. Le problème est simplement qu’il devient impossible de se souvenir de tout au moment où chaque nouvelle affectation doit être décidée.
Prenons un exemple très simple : Un poste doit être rempli et plusieurs médecins sont disponibles. Ils ont tous les compétences nécessaires pour l’occuper. Lequel choisir ? Il faut alors regarder qui a déjà beaucoup travaillé, qui a effectué ce poste récemment, qui a encore de la marge par rapport à ses limites, qui pourrait être davantage sollicité ou, au contraire, qui a déjà été beaucoup sollicité ces dernières semaines.
Quand il faut faire cela une ou deux fois, ce n’est pas un problème. Quand il faut le faire pour des dizaines de postes et pour plusieurs dizaines de médecins, cela devient un véritable travail d’analyse. Et c’est précisément ce travail que nous voulions simplifier.
2. Une application peut retenir ce que nous ne pouvons pas retenir
C’est finalement l’une des principales raisons pour lesquelles nous avons développé MD Management. Un logiciel n’a pas besoin de se souvenir des informations importantes : elles sont déjà enregistrées.
Les disponibilités sont connues. Les compétences sont connues. Les affectations précédentes sont connues. Les heures prestées sont connues. Les limites définies par le service sont connues. Il devient alors possible de croiser toutes ces informations au moment de construire le planning.
C’est ce que fait le moteur de suggestions de MD Management.
Lorsqu’un responsable cherche une personne pour un poste, l’application regarde les professionnels qui peuvent réellement être affectés et les compare en fonction des différents critères disponibles. Le résultat est présenté sous la forme d’un score de 0 à 100, afin de faire ressortir rapidement les personnes qui semblent les plus adaptées à la situation.
Ce fonctionnement paraît simple lorsqu’on le voit dans l’application. Pourtant, derrière cette suggestion, il faut être capable de prendre en compte beaucoup plus qu’une simple disponibilité.
3. Le bon médecin n’est pas toujours le médecin disponible
C’est probablement l’un des points les plus importants. Dans un planning classique, on cherche souvent d’abord quelqu’un qui est disponible. Mais être disponible ne signifie pas nécessairement être le meilleur choix. Un médecin peut être disponible mais avoir déjà réalisé beaucoup de gardes. Un autre peut être disponible et avoir effectué cette même tâche plusieurs fois récemment. Un troisième possède les compétences nécessaires mais a été beaucoup moins sollicité.
Si l’on ne regarde que la disponibilité, ces trois personnes sont équivalentes. Dans la réalité, elles ne le sont pas forcément.
La planification intelligente consiste justement à aller un peu plus loin.
MD Management peut prendre en compte les compétences, l’expérience, les disponibilités, la charge de travail, les limites et l’historique des affectations afin d’aider le responsable à comparer les différentes possibilités. L’objectif n’est pas de lui dire automatiquement qui choisir. L’objectif est de lui éviter de devoir faire lui-même toutes ces vérifications.
4. Ne plus devoir tout garder en tête
C’est là que l’utilisation d’une application prend tout son sens. Quand on construit un planning manuellement, une grande partie du travail se fait finalement dans sa tête.
On regarde le planning, on se souvient de ce qui s’est passé la semaine précédente, on vérifie les gardes, on pense aux congés et on se demande qui a déjà fait telle tâche. Puis on revient quelques jours en arrière pour vérifier que la répartition reste correcte.
Et pendant tout ce temps, il faut également répondre aux demandes des médecins et gérer les changements de dernière minute. Ce fonctionnement peut encore fonctionner avec une petite équipe. Mais lorsqu’il y a beaucoup de médecins, la quantité d’informations à garder en mémoire devient simplement trop importante.
Ce n’est pas une question de compétence. Même quelqu’un qui connaît parfaitement son service peut finir par oublier une information ou ne plus avoir suffisamment de temps pour vérifier toutes les conséquences d’une nouvelle affectation. C’est justement ce que l’application permet d’éviter. MD Management conserve ces informations et les remet à disposition au moment où elles sont utiles.
Le responsable n’a plus besoin de se souvenir de tout. Il peut se concentrer sur la décision.
5. Une aide pour construire un planning plus équilibré
L’autre intérêt important des suggestions est l’équilibre du planning. Un planning peut parfaitement être complet tout en étant déséquilibré. Tous les postes sont occupés, mais certains médecins ont beaucoup plus travaillé que d’autres. Certaines gardes sont toujours attribuées aux mêmes personnes. Certains professionnels sont régulièrement sollicités alors que d’autres le sont beaucoup moins.
Ce genre de déséquilibre n’est pas toujours évident à voir lorsqu’on construit le planning au fur et à mesure. Là encore, l’application peut apporter une aide précieuse. En prenant en compte l’historique des affectations et la charge de travail, MD Management permet de mieux tenir compte de la répartition globale.
Le responsable conserve bien entendu la possibilité de faire un autre choix lorsqu’il connaît une situation particulière. Mais il dispose au moins d’une information supplémentaire pour prendre sa décision.
6. L’application ne remplace pas le responsable du planning
C’est un point auquel nous tenons particulièrement. L’objectif de MD Management n’est pas de remplacer le médecin qui connaît son service et son équipe. Un algorithme ne connaît pas toutes les réalités du terrain.
Il peut analyser les informations qui lui sont données, comparer les différentes possibilités et faire ressortir certains candidats. Mais le responsable peut parfaitement avoir une bonne raison de choisir quelqu’un d’autre. C’est pour cela que nous avons conçu les suggestions comme une aide à la décision.
Le logiciel fait une partie du travail qui prend du temps. Le responsable garde la main sur le planning. Cette approche permet finalement de combiner les deux choses : la capacité d’un logiciel à analyser rapidement beaucoup d’informations et l’expérience d’un professionnel qui connaît réellement son service.
7. Une première étape vers une planification vraiment intelligente
Les suggestions intelligentes constituent également l’une des briques importantes de notre approche de la planification. Avant de pouvoir automatiser certaines décisions, il faut d’abord être capable de comprendre pourquoi une personne est plus adaptée qu’une autre.
C’est exactement le travail réalisé par notre moteur de décision. Il ne s’agit donc pas simplement de chercher un médecin disponible pour remplir une case. Il s’agit de regarder l’ensemble de la situation et d’essayer de déterminer quelle affectation serait la plus cohérente.
C’est cette logique qui se retrouve ensuite dans les autres fonctionnalités de planification de MD Management, notamment dans notre système de planification automatique des soignants. L’automatisation peut alors aller plus loin, tout en reposant sur les mêmes bases d’analyse.
Conclusion
Plus une équipe médicale grandit, plus la création du planning demande du temps et de la concentration.
À partir d’un certain nombre de médecins, il devient tout simplement difficile pour une seule personne de garder en tête toutes les disponibilités, les compétences, les gardes, les limites, les affectations précédentes et les souhaits de chacun.
Et pourtant, le planning doit continuer à être cohérent et équilibré.
C’est précisément dans cette situation qu’un logiciel devient réellement utile.
MD Management permet de centraliser ces informations et de les analyser au moment où le responsable en a besoin. Les suggestions intelligentes lui permettent de voir rapidement quels médecins semblent les plus adaptés à chaque poste, sans devoir vérifier manuellement toutes les informations.
Cela représente un gain de temps, bien sûr.
Mais surtout, cela permet de libérer une partie de l’espace mental consacré à la planification.
Le logiciel s’occupe de la complexité, le responsable garde la décision et lorsque plusieurs dizaines de médecins doivent être planifiés chaque semaine, cette différence peut faire toute la différence.
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