Qu’est-ce que le planificateur de gardes ?
Dans un établissement de santé, la répartition des gardes et des jours de récupération est une mission sensible et stratégique. Le planificateur de gardes de MD Management vous permet d’organiser facilement les gardes médicales en affectant les soignants disponibles à des listes de gardes prédéfinies et en leur associant (ou non) des jours de récupération.
👉 Contrairement à de nombreux logiciels classiques, où les gardes sont gérées à part du planning habituel et les jours de récupération encodés séparément, MD Management intègre la planification des gardes et des récupérations directement dans le logiciel. Elle fonctionne de pair avec le planificateur de tâches et de disponibilités, ce qui permet une synchronisation immédiate des horaires et sans risque d’erreurs.
ÉTAPE 1 : Accéder au planificateur de gardes
1️⃣ Tout d’abord, connectez-vous à MD Management.
2️⃣ Ensuite, cliquez sur “Plateforme de gestion” (réservé uniquement aux responsables).
3️⃣ Dans le menu supérieur, survolez “Planifier” puis cliquez sur “Gardes“.
4️⃣ Vous accédez alors à votre calendrier de gardes et aux listes de soignants affectés.
⚠️ Important : par défaut, votre planning n’est pas publié. C’est à dire que votre équipe ne pourra pas le voir, ceci vous permettant de construire ce dernier à votre aise. Une fois terminé, il suffit de cliquer sur “Publier” en haut à droite. Vous pouvez à tout moment le masquer en cliquant sur “Masquer”. Tout planning associé à une semaine dépassée est automatiquement publié.
ÉTAPE 2 : Ajouter un soignant à une liste de garde
1️⃣ Cliquez directement sur l’emplacement du calendrier où vous souhaitez ajouter un employé (jour, liste de garde).
2️⃣ Une liste de soignants disponibles s’affiche automatiquement, classée par ordre de pertinence.
Ce classement repose sur un indicateur de 0 à 100, qui prend en compte l’expérience, la fatigue, les compétences, les heures déjà prestées, le nombre de rotations, ainsi que l’affectation éventuelle à d’autres gardes favorables et/ou défavorables.
Chaque ligne vous indique :
- Les compétences du soignant,
- Les heures/jours de gardes déjà travaillé(e)s,
- Un cœur coloré si le soignant souhaite ou non être de garde,
- Une valise colorée si le soignant travaille déjà,
- Une lune colorée s’il est de garde,
- Et enfin son score global.
Cliquez sur l’indicateur pour afficher le détail du score. Pour changer de grade, utilisez la liste déroulante sous Soignants disponibles.
3️⃣ Choisissez le soignant souhaité et cochez “Jour de récupération” si vous souhaitez lui ajouter une récupération. Par défaut, le jour de récupération est au lendemain de la garde mais vous pouvez changer la date de celle-ci ainsi que sa durée.
4️⃣ Si nécessaire, cochez “Garde jour+nuit” pour ajouter la garde sur la journée et la nuit d’un seul coup.
6️⃣ Cliquez enfin sur “Enregistrer et fermer”.
👉 Si une incompatibilité est détectée (par exemple, tentative d’ajouter un jour de récupération alors que le soignant est au travail au même moment), un panneau d’alerte s’affichera immédiatement pour éviter toute erreur.
ÉTAPE 4 : Naviguer dans le planificateur de gardes
L’interface du planificateur de gardes est pensée pour être claire et intuitive. Vous y retrouvez les mêmes options que dans les autres planificateurs :
- Choisir un lieu : utilisez le menu latéral (« Options ») pour filtrer le planning par lieu, grade, employé, période (Jour/Nuit), etc…
- Changer de semaine : utilisez les flèches gauche et droite pour passer à la semaine précédente ou suivante. Cliquez sur le numéro de semaine (fond jaune) pour ouvrir un calendrier et choisir une autre période et cliquez sur l’icône du calendrier pour revenir rapidement à la semaine actuelle.
- Télécharger le planning en PDF ou en XLS : à droite de la bannière, les boutons PDF et XLS permettent de sauvegarder le planning selon le format souhaité.
- Changer la vue du planning : en haut au centre de l’écran, vous pouvez basculer entre une vue hebdomadaire, mensuelle ou annuelle selon vos besoins.
- Supprimer une garde : pour supprimer une garde, survolez simplement celle-ci et cliquez sur “Supprimer”.
- Gérer les assignations aux listes : vous avez la possibilité de définir à quelles listes de gardes chaque soignant peut être affecté. Ainsi, un soignant non assigné à une liste n’apparaîtra pas dans les soignants disponibles, même s’il est libre à ce moment-là.
Pour configurer cela :
1️⃣ Cliquez sur le bouton « Assignations » en haut à droite.
2️⃣ Dans le panneau qui s’ouvre, utilisez « Assigner » pour lier un soignant à une liste de garde.
3️⃣ Si vous souhaitez retirer l’assignation, cliquez simplement sur « Supprimer ».
- Envoyer une notification par mail: pour alerter un ou plusieurs collaborateurs par email d’une modification (ajout/suppression) dans le planning, cochez “Notifications par mail” en haut à gauche. Tant que les notifications sont activées, chaque modification enverra un mail.
Conclusion
Le planificateur de gardes de MD Management est un outil indispensable pour organiser la continuité des soins dans votre établissement.
Avec lui, vous pouvez :
✅ Affecter les soignants disponibles aux gardes en toute simplicité.
✅ Prévoir automatiquement les jours de récupération pour garantir le respect du repos.
✅ Éviter les erreurs grâce aux alertes en cas de chevauchement d’horaires.
✅ Et surtout, profiter d’une intégration totale avec les planificateurs de tâches et de disponibilités, ce qui assure une organisation cohérente entre les gardes et les horaires classiques.
En résumé, le planificateur de gardes n’est pas qu’un simple agenda : il favorise une répartition équitable, limite les oublis et fluidifie la communication au sein du service.
Vous êtes maintenant prêt à planifier grâce aux suggestions intelligentes !