Qu’est-ce que le planificateur de disponibilités ?
Dans un établissement de santé, la gestion des disponibilités du personnel est un élément clé pour construire des plannings équilibrés. Le planificateur de disponibilités de MD Management vous permet de récolter les disponibilités des soignants directement via leur portail personnel, ou de les encoder manuellement en tant que responsable.
⚠️ Important : le planificateur de disponibilités ne sert pas à affecter les soignants à des tâches ou à des gardes. Cette étape se fait ensuite dans le planificateur de tâches ou de gardes. Le rôle du planificateur de disponibilités est d’établir les (in)disponibilités afin d’organiser les horaires en tenant compte des contraintes du personnel.
👉 L’intérêt principal du planificateur de disponibilités est de vous garantir que, par la suite, les soignants proposés pour une affectation à un poste ou à une garde soient uniquement ceux réellement disponibles. Vous réduisez ainsi le risque d’erreurs, comme affecter un collaborateur en congé sur un horaire de travail.
À savoir avant d’utiliser le planificateur de disponibilités
Le planificateur de disponibilités est connecté en temps réel au portail utilisateur de chaque membre de votre équipe. Concrètement, lorsqu’un soignant encodera une ou plusieurs disponibilités via son interface personnelle, celles-ci apparaîtront immédiatement sur le planificateur. Cependant, ils ne peuvent pas saisir leurs congés directement : ces demandes doivent d’abord passer par leur portail et être validées via votre page de gestion des demandes d’absences. En tant que responsable, vous avez le contrôle total des (in)disponibilités et pouvez les gérer instantanément depuis le planificateur. Cette connexion entre le portail et le planificateur a été mise en place pour vous faciliter la tâche et réduire votre temps de gestion.
ÉTAPE 1 : Accéder au planificateur de disponibilités
1️⃣ Tout d’abord, connectez-vous à MD Management.
2️⃣ Ensuite, cliquez sur « Plateforme de gestion » (réservé uniquement aux responsables).
3️⃣ Survolez l’onglet « Planifier » du menu supérieur et cliquez sur « Disponibilités ».
4️⃣ Enfin, accédez immédiatement à la liste des disponibilités et indisponibilités des soignants pour la période choisie.
⚠️ Important : par défaut, un soignant qui n’a pas de disponibilités est marqué comme « Non Défini ». Un soignant ainsi marqué est considéré comme ni disponible ni indisponible et n’apparaîtra pas dans la liste des soignants lorsque vous souhaiterez l’ajouter à une garde ou à une tâche.
ÉTAPE 2 : Encoder une disponibilité
1️⃣ Pour encoder une disponibilité rapidement, survolez une cellule où la disponibilité n’a pas encore été définie (« Non Défini ») ou une cellule où le soignant apparaît comme absent (vacances, congé maladie, etc.). Cliquez sur « Mettre dispo ». Le soignant est alors immédiatement mis disponible partout (sur tous vos sites, si votre établissement fonctionne sur plusieurs lieux).
2️⃣ Pour ajouter un horaire de disponibilité à un soignant sur un ou plusieurs jours (avec ou sans récurrence), cliquez sur le bouton « + » à côté du nom du soignant.
3️⃣ Ensuite, cliquez sur les jours de la semaine correspondant à une disponibilité du soignant. Si nécessaire, vous pouvez spécifier le lieu où vous souhaitez mettre le soignant disponible à l’aide de la liste déroulante. Par défaut, le soignant est mis disponible « Partout ». Si votre établissement ne fonctionne que sur un site, cette étape n’est pas nécessaire.
4️⃣ Pour ajouter une récurrence, sélectionnez la répétition souhaitée sous « Répéter » et choisissez une date de fin.
5️⃣ Enfin, cliquez sur « Enregistrer et fermer » pour sauvegarder l’horaire.
ÉTAPE 3 : Encoder une indisponibilité
1️⃣ Pour encoder une indisponibilité rapidement, survolez une cellule où le soignant est « Disponible » et cliquez sur « Ajouter congé ». Un logo bleu représentant une lune indique que le soignant est en garde. Un logo brun représentant une valise indique qu’il est au travail.
2️⃣ Un panneau va s’ouvrir, vous demandant de choisir le type d’absence. Cliquez sur « Enregistrer et fermer » pour valider.
3️⃣ Pour ajouter un horaire d’absence à un soignant, procédez de la même manière que pour les disponibilités (étape 2), mais sélectionnez une absence et choisissez le type d’absence dans la liste déroulante.
ÉTAPE 4 : Naviguer dans le planificateur de disponibilités
L’interface du planificateur de disponibilités est pensée pour être simple et intuitive. Voici les principales options :
- Filtrer et choisir : utilisez le menu latéral (« Options ») pour filtrer le planning par lieu, grade, statut (disponible/indisponible), période (AM/PM), employés ou compétences afin d’afficher uniquement ce qui vous intéresse.
- Ajouter un employé : cliquez sur le bouton vert foncé en haut à gauche pour ajouter rapidement un employé.
- Changer de semaine : utilisez les flèches gauche/droite pour naviguer, cliquez sur le numéro de semaine (fond jaune) pour ouvrir le calendrier ou sur l’icône pour revenir à la semaine actuelle.
- Accéder aux statistiques : le bouton Rapport affiche les statistiques de disponibilités/indisponibilités ; cliquez sur l’icône graphique à côté d’un soignant pour un rapport individuel.
- Changer la vue du planning : basculez entre vue hebdomadaire, mensuelle ou annuelle selon vos besoins.
- Copier-coller un horaire : copiez l’horaire d’un soignant puis collez-le sur un autre pour gagner du temps.
- Supprimer un horaire : supprimez l’intégralité de l’horaire d’un soignant sur une semaine complète en un seul clic.
Conclusion
Le planificateur de disponibilités de MD Management est un outil essentiel pour préparer vos plannings en tenant compte des contraintes de vos équipes. Grâce à lui, vous centralisez toutes les informations de disponibilités et d’indisponibilités, ce qui facilite grandement la création des horaires.
En outre, sa complémentarité avec les planificateurs de gardes et de tâches garantit que les soignants ne sont affectés qu’aux moments où ils sont réellement disponibles. Vous évitez ainsi les erreurs fréquentes, comme placer un collaborateur en congé ou indisponible sur un poste.
En résumé, le planificateur de disponibilités n’est pas un outil d’affectation du personnel, mais bien un module pensé pour récolter et établir les (in)disponibilités de vos équipes.
Vous êtes maintenant prêt à planifier vos tâches !