Qu’est-ce que le planificateur de salles ?
Dans un établissement de santé, la gestion des salles est un enjeu crucial. Ainsi, le planificateur de salles de MD Management vous permet d’ouvrir et fermer des salles selon la demande, tout en optimisant la planification quotidienne.
⚠️ Important : le planificateur de salles ne sert pas à affecter les soignants. En effet, cette étape se fait ensuite dans le planificateur de tâches. Le rôle du planificateur de salles est donc de préparer le terrain, afin que les responsables puissent placer les équipes uniquement dans les salles ouvertes.
ÉTAPE 1 : Accéder au planificateur de salles
1️⃣ Tout d’abord, connectez-vous à MD Management.
2️⃣ Ensuite, cliquez sur « Plateforme de gestion » (réservé aux responsables).
3️⃣ Puis, dans le menu latéral, sélectionnez « Planificateur » puis « Salles ».
4️⃣ Enfin, visualisez immédiatement la liste des salles ouvertes et fermées pour la semaine choisie.
ÉTAPE 2 : Ouvrir une salle
1️⃣ Pour commencer, survolez une cellule où il est indiqué « Fermé » et cliquez sur « ouvrir ».
2️⃣ Ensuite, choisissez l’auteur de l’ouverture et cliquez sur « Enregistrer et fermer ».
⚠️ Important : l’auteur de l’ouverture sert à identifier la personne qui a ouvert la salle. Cela ne correspond pas à une affectation de soignant. Les affectations de soignants se font dans les planificateurs de garde ou de tâches.
3️⃣ Par ailleurs, pour ajouter un horaire d’ouverture sur un ou plusieurs jours (avec ou sans récurrence), cliquez sur le bouton « + » à côté du nom de la salle.
4️⃣ Ensuite, cliquez sur les jours correspondant à une ouverture et choisissez l’auteur de l’ouverture (vous êtes sélectionné par défaut).
5️⃣ De plus, pour ajouter une récurrence, sélectionnez la répétition souhaitée sous « Répéter » et choisissez une date de fin.
6️⃣ Enfin, cliquez sur « Enregistrer et fermer » pour sauvegarder.
ÉTAPE 3 : Fermer une salle
1️⃣ Survolez une cellule où il est indiqué « Ouvert » et cliquez sur « fermer » pour fermer rapidement une salle. Un logo mauve indique qu’elle est ouverte et occupée.
2️⃣ Si la salle est occupée, un message d’alerte vous demandera de confirmer.
3️⃣ Enfin, pour ajouter un horaire de fermeture, procédez comme pour les ouvertures à l’étape 2. Par défaut, les salles sont fermées.
ÉTAPE 4 : Naviguer dans le planificateur de salles
L’interface du planificateur de salles de MD Management est simple et intuitive. Voici les principales options :
- Filtrer le planning : utilisez le menu latéral (« Options ») pour personnaliser l’affichage du planificateur selon vos besoins. Vous pouvez filtrer les salles par lieu, département, statut (ouvert/fermé), période (AM/PM) ou encore par compétences. Ainsi, vous ne visualisez que les informations pertinentes sur le planning.
- Ajouter une salle : cliquez sur le bouton vert foncé en haut à gauche pour ajouter rapidement une salle.
- Changer de semaine : utilisez les flèches pour naviguer, le numéro de semaine (fond jaune) pour ouvrir un calendrier ou l’icône pour revenir à la semaine actuelle.
- Accéder aux statistiques : le bouton Rapport affiche les statistiques d’utilisation des salles.
- Changer la vue du planning : basculez entre une vue hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
- Copier-coller un horaire : copiez un horaire de salle et collez-le dans une autre.
- Supprimer un horaire : supprimez tout l’horaire d’une salle sur une semaine complète en un clic.
Conclusion
Le planificateur de salles de MD Management est un outil essentiel pour préparer l’organisation des activités dans votre établissement. En ouvrant et fermant vos salles selon la demande, vous facilitez ensuite l’affectation des soignants dans le planificateur de tâches. Grâce aux fonctionnalités de récurrence, de copie et de suppression, vous gagnez un temps précieux et gardez une vision claire de la disponibilité des salles.
En résumé, le planificateur de salles n’est pas un outil d’affectation du personnel, mais bien un levier stratégique pour équilibrer l’offre et la demande et optimiser la gestion de vos ressources.
Vous êtes maintenant prêt à planifier vos disponibilités !