Échanger ou donner une tâche

Échanger ou donner une tâche/garde : une fonctionnalité essentielle pour une meilleure gestion des plannings hospitaliers

Dans la gestion des plannings hospitaliers, il est parfois nécessaire de modifier une garde ou échanger une tâche entre collègues. La solution MD Management facilite cette démarche grâce au module « Échanges » accessible depuis votre portail personnel. Cette fonctionnalité vous permet de donner ou d’échanger des tâches en toute transparence, tout en conservant une traçabilité complète des validations.

ÉTAPE 1 : Accéder au module « Échanges »

1️⃣ Connectez-vous à votre Portail personnel via https://app.soft4doc.be/login.
2️⃣ Depuis votre tableau de bord, cliquez sur l’onglet « Échanges » dans le panneau de contrôle à droite.
3️⃣ Vous accédez à une interface qui vous permet de choisir entre deux options : Donner une tâche ou Échanger une tâche.

ÉTAPE 2 : Donner une tâche

Si vous souhaitez donner une tâche ou une garde à un(e) collègue sans échange, sélectionnez l’option « Donner une tâche » dans la liste déroulante. Ensuite :

• Sélectionnez la date du jour correspondant à la tâche à donner.

• Choisissez la tâche à donner dans la liste déroulante.
  ➡️ Si aucune tâche n’est disponible, la liste sera grisée avec la mention « Aucune(s) tâche(s) ».

• Sélectionnez un destinataire dans la liste « Sélectionnez un destinataire ».
  ➡️ Si aucun collègue n’est disponible, la liste sera également grisée avec « Aucun(s) destinataire(s) ».

• Enfin, cochez l’option « Alerter mon collègue par e-mail » si vous souhaitez qu’il soit notifié automatiquement, puis cliquez sur « Envoyer ma demande ».

ÉTAPE 3 : Échanger une tâche

Pour procéder à un échange de tâche, sélectionnez l’option « Échanger une tâche ». Cette fonction permet de remplacer une garde ou un poste avec un collègue de manière bilatérale.

• Choisissez la date du jour à donner et la tâche à céder.

• Sélectionnez ensuite la date du jour à récupérer et la tâche associée au collègue.

• Choisissez le destinataire de l’échange.

• Si l’une des listes (tâche ou destinataire) est grisée, cela signifie qu’aucune option valide n’est disponible pour cet échange.

• Enfin, cochez « Alerter mon collègue par e-mail » si vous souhaitez qu’il reçoive une notification, puis cliquez sur « Envoyer ma demande ».

ÉTAPE 4 : Suivre vos demandes d’échange ou de don

Toutes vos demandes envoyées ou reçues sont consultables depuis la même page, en cliquant à nouveau sur « Échanges » dans le menu latéral. Le tableau récapitulatif liste les demandes émises ou reçues correspondantes au mois sélectionné. Il affiche les informations suivantes :

• Date de la demande
• Type (don ou échange)
• Auteur et destinataire
• Alertes disponibles (prévisualisation, notification, etc.)
• Statut de la demande

🕓 Lorsqu’une demande est créée, elle apparaît avec le statut « En attente de validation par… » selon la personne concernée (votre collègue ou votre responsable).

Si votre collègue refuse la demande, le processus s’arrête immédiatement. Si au contraire il accepte, la demande passe en statut « En attente de validation par un responsable ». Ces derniers reçoivent alors une notification de la demande d’échange ou de don et doivent prendre la décision finale.

✅ Si le responsable valide la demande, les modifications sont automatiquement appliquées au planning et toutes les personnes concernées reçoivent un e-mail de confirmation.
❌ Cependant, si le responsable refuse, la demande est annulée et vous êtes également notifié par e-mail.

Enfin, via le calendrier en haut de page, vous pouvez naviguer entre les différentes demandes émises ou reçues correspondantes au mois souhaité.

ÉTAPE 5 : Accepter ou refuser une demande d’échange ou de don

Si vous avez reçu une demande d’échange ou de don, un email vous aura été envoyé ou vous pourrez constater l’ajout d’une notification à côté de l’onglet Échanges dans le menu latéral. Ensuite, pour valider ou refuser cette dernière, il vous suffit simplement de vous rendre sur la page de gestion des Échanges, de choisir le mois relatif à la ou les demandes et de sélectionner “Accepter” ou “Refuser” dans la dernière colonne :

De plus, il est possible de sélectionner dans la colonne “Notifications” la manière dont vous voulez notifier votre collègue de votre décision (Mail ou SMS). Enfin, pour confirmer votre choix, cliquez sur “Confirmer la sélection” en haut à droite de la page.

🕓 Pour terminer, lorsqu’une demande est validée, elle apparaît avec le statut « Vous avez validé cette demande» et « En attente de validation par un responsable », ce dernier étant en charge de la décision finale.

Conclusion

La possibilité d’échanger ou donner une tâche directement via le portail personnel améliore grandement la gestion des plannings hospitaliers. De plus, cette fonctionnalité apporte souplesse et transparence, tout en garantissant un contrôle complet par les responsables.

Enfin, grâce à MD Management, chaque membre du personnel médical peut collaborer efficacement, anticiper les imprévus et maintenir une organisation fluide des plannings.

Continuons et apprenons comment émettre un souhait !