Politique de confidentialité

Cette politique explique, simplement, quelles données personnelles SOFT4DOC traite, pourquoi, combien de temps, avec qui elles sont partagées et quels sont vos droits. Elle s’applique au site soft4doc.be, à nos échanges commerciaux et à la gestion de nos clients. Elle respecte le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi belge du 30 juillet 2018.

1. Qui est responsable de vos données ?

SOFT4DOC n’a pas désigné de délégué à la protection des données ; la personne de contact ci-dessus traite toutes vos demandes.

2. Deux situations différentes

Le site et nos relations commerciales (vous nous contactez, vous demandez une démo, votre établissement est client) : SOFT4DOC est responsable du traitement. Cette politique s’applique.

Les données encodées dans l’application MD Management (équipe, plannings, demandes…) : c’est l’établissement client qui en est responsable ; SOFT4DOC agit comme sous-traitant, uniquement sur ses instructions. Ces traitements sont encadrés par notre accord de traitement des données. Si vous êtes soignant et souhaitez exercer vos droits sur ces données, adressez-vous en priorité à votre établissement ; nous l’aiderons à vous répondre.

3. Quelles données traitons-nous, pourquoi et sur quelle base ?

Demandes de contact et de démo

• Données : nom, fonction, établissement et service, e-mail professionnel, téléphone si vous le donnez, contenu du message.
• Pourquoi : vous répondre, organiser une démo ou un pilote, préparer une offre.
• Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande, et notre intérêt légitime à répondre aux professionnels qui nous contactent.

Clients et utilisateurs de l’application

• Données : coordonnées professionnelles des personnes de contact, données de facturation de l’établissement, identifiants de connexion, journaux de connexion et d’utilisation nécessaires à la sécurité et au support.
• Pourquoi : exécuter le contrat, facturer, assurer le support, la sécurité et l’amélioration du service.
• Base légale : exécution du contrat, obligations légales (comptabilité, fiscalité) et intérêt légitime (sécurité, amélioration du service).

Informations commerciales

• Nous pouvons envoyer à nos contacts professionnels des informations utiles sur MD Management (nouvelles fonctions, invitations). Vous pouvez vous y opposer à tout moment, en un clic ou par simple e-mail.
• Base légale : intérêt légitime pour nos clients ; consentement dans les autres cas lorsque la loi l’exige.

Visite du site

• Données : données techniques (adresse IP, navigateur, appareil, pages consultées) et, si vous l’acceptez, mesures d’audience.
• Pourquoi : faire fonctionner et sécuriser le site, lutter contre le spam des formulaires, comprendre comment il est utilisé pour l’améliorer.
• Base légale : intérêt légitime pour le fonctionnement et la sécurité ; consentement pour la mesure d’audience (voir « Cookies » ci-dessous).

Nous ne vous demandons aucune donnée sensible (santé, opinions, religion, appartenance syndicale…). Nous ne prenons aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard, et nous ne vendons ni ne louons jamais vos données.

4. Avec qui vos données sont-elles partagées ?

Uniquement avec des prestataires qui nous aident à fournir nos services, liés par contrat et dans la limite de ce qui leur est nécessaire :

• IONOS : hébergement de l’application et de la messagerie, en France et en Allemagne ;
• Microsoft (Azure) : stockage de la sauvegarde chiffrée de nuit, dans une région de l’Union européenne ;
• Automattic (WordPress.com, Jetpack) : hébergement et statistiques du site ;
• Google (reCAPTCHA, et Google Analytics si vous l’acceptez) : protection des formulaires et mesure d’audience ;
• notre comptable et nos conseils, tenus au secret professionnel, et les autorités lorsque la loi l’impose.

5. Transferts hors de l’Union européenne

Les données de l’application MD Management sont stockées dans l’Union européenne. Certains prestataires (Automattic, Google, et Microsoft pour le support technique de son service) peuvent traiter des données aux États-Unis ; ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (« Data Privacy Framework ») ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

6. Combien de temps ?

• Demande de contact sans suite : 3 ans après le dernier échange.
• Clients : pendant toute la relation contractuelle, puis 10 ans pour les documents comptables et contractuels, comme la loi l’impose.
• Journaux techniques : 12 mois maximum, sauf incident de sécurité en cours d’analyse.
• Mesure d’audience : 14 mois maximum.
• Données de l’application : selon le accord de traitement des données (restitution puis suppression à la fin du contrat).

7. Sécurité

Hébergement dans l’Union européenne, connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe chiffrés, blocage après plusieurs tentatives échouées, déconnexion après inactivité, traçabilité des connexions et des modifications, accès limités aux seules personnes qui en ont besoin, sauvegardes chiffrées chaque nuit, conservées séparément sur Microsoft Azure. En cas de violation de données présentant un risque pour vous, nous agirons comme le RGPD l’exige.

8. Vos droits

Vous pouvez à tout moment demander : l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, leur portabilité, et vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime (toujours, pour la prospection). Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Écrivez-nous à info@soft4doc.be avec l’objet « Confidentialité ». Nous répondons dans un délai d’un mois (prolongeable de deux mois pour une demande complexe, en vous prévenant). Nous pouvons vous demander de prouver votre identité si un doute raisonnable existe.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles · +32 2 274 48 00 · contact@apd-gba.be · autoriteprotectiondonnees.be.

9. Cookies

Un cookie est un petit fichier déposé sur votre appareil. Nous utilisons :

• Cookies strictement nécessaires : fonctionnement et sécurité du site, protection des formulaires contre le spam (reCAPTCHA), mémorisation de vos choix. Ils ne demandent pas votre consentement.
• Cookies de mesure d’audience (Google Analytics, statistiques Jetpack) : ils ne sont déposés qu’avec votre accord, donné via le bandeau affiché lors de votre première visite.

Nous n’utilisons aucun cookie publicitaire. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en bas de chaque page, ou en supprimant les cookies dans votre navigateur. Refuser les cookies de mesure ne vous empêche pas d’utiliser le site.

10. Modifications

Nous pouvons adapter cette politique pour suivre l’évolution de la loi ou de nos services. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page ; en cas de changement important, nous en informerons nos clients.